Die Änderungen im Reisekostenrecht 2014 sind vor allem für Arbeitgeber, Dienstreisende und Außendienstler von Bedeutung.

I. Künftig ist die erste Tätigkeitsstätte entscheidend

Eine zentrale Änderung besteht in der Umbenennung der »regelmäßigen Arbeitsstätte« in die »erste Tätigkeitsstätte«. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann weiterhin nur die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 € geltend gemacht werden. Für alle Fahrten zu anderen bzw. weiteren Tätigkeitsstätten können künftig die tatsächlich gefahrenen Kilometer angesetzt werden. Anerkannt werden seit dem 1.1.2014 alle Auswärtstätigkeiten, die außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte vorgenommen werden.

Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Chef/Mitarbeiter die ideale erste Arbeitsstätte:

  • Hat der Arbeitnehmer mehrere Tätigkeitsorte, bestimmt der Arbeitgeber (schriftlich oder mündlich) eine davon als »erste« Tätigkeitsstätte. Es spielt dabei keine Rolle, ob er hier die meiste Zeit verbringt, sie regelmäßig aufsucht oder sich dort der qualitative Schwerpunkt seiner Arbeit befindet. Der Arbeitgeber kann damit die Stätte wählen, die sich steuerlich am günstigsten für seinen Mitarbeiter auswirkt.
  • Die erste Tätigkeitsstätte kann künftig auch eine betriebliche Einrichtung sein, die nicht dem Arbeitgeber gehört, z.B. eine Tätigkeit beim Kunden oder in einem Tochterunternehmen.
  • Wird keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt, so gilt als erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, in der der Arbeitnehmer
    • normalerweise täglich arbeitet oder
    • je Arbeitswoche mindestens zwei volle Arbeitstage verbringt oder
    • mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

Achtung: Grundsätzlich muss die Tätigkeit dauerhaft angelegt sein. Das heißt, der Arbeitnehmer muss entweder unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder aber über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus tätig werden.

II.  Aus 3 mach 2 – Optimierte Verpflegungspauschale bei der Reisekostenabrechnung

Sie müssen als Arbeitnehmer viele kurze Dienstreisen absolvieren? Dann profitieren Sie besonders von der neu gestaffelten Verpflegungspauschale. Aus der bisherigen Dreiteilung von 6/12/24 Euro bei einer Mindestabwesenheit von 8/14/24 Stunden wird eine Zweiteilung in eintägige und mehrtägige Abwesenheit. Folgende Pauschalen können künftig steuerfrei gezahlt werden:

  • Bei einer eintägigen Reise gilt: Sind Sie mehr als (bisher ab) 8 Stunden abwesend, kann eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 12 Euro gezahlt werden.
  • Bei einer mehrtägigen Reise gilt: Als mehrtägige Reise wird eine mindestens zweitägige Reise mit Übernachtung definiert. Es spielt dabei keine Rolle, ob für die Übernachtung Kosten entstanden sind. Für den Anreisetag gibt es grundsätzlich 12 Euro, egal wann die Reise beginnt. Für den Abreisetag gibt es ebenfalls 12 Euro, egal wann die Reise beendet wird. Aufzeichnungen zur genauen Uhrzeit sind also für An- und Abreisetag nicht mehr notwendig.
  • Bei einer mindestens drei Tage dauernden Reise gibt es für die sogenannten Zwischentage 24 Euro.

Die Verpflegungspauschalen sind jedoch weiterhin auf die ersten drei Monate einer Auswärtstätigkeit an einem Ort begrenzt.

Pauschbeträge ab 2014 im Überblick:

Tage mit Übernachtung bei 24 Stunden Abwesenheit (Tage zw. An- und Abreisetag) Anreisetage und Abreisetage, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag auswärts übernachtet hat Tage ohne Übernachtung und mehr als 8 Stunden Abwesenheit Pauschbetrag für Übernachtungskosten von Arbeitnehmern im Inland bei Übernachtung in einer Unterkunft
Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit 24 € 12 € 12 € 20 €
Abwesenheit von der Familienwohnung bei doppelter Haushaltsführung 24 € (begrenzt auf 3 Monate) 12 € (begrenzt auf 3 Monate) 12 € (begrenzt auf 3 Monate) für 3 Monate 20 €, in der Folgezeit 5 € je Übernachtung

Quelle: Wolfgang Deck, Reiskosten Private Wirtschaft, Seite 37, Stollfuß Verlag 2014.

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